Poradnik „Faktura za broń” (faktura elektroniczna za broń) zawiera wszelkie informacje dotyczące wystawiana faktur za broń ze szczególnym uwzględnieniem informacji dotyczących faktur elektronicznych.
Co to jest faktura?
Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT wprowadza definicję faktury z której wynika, że jest to dokument papierowy lub elektroniczny zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że nie oznaczenie dokumentu tylko jego treść decydują o uznaniu go za fakturę.
Faktura za broń powinna być wystawiona zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jest to podstawowy akt prawny, który określa jakie informację powinna zawierać faktura. Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 .
Faktura elektroniczna za broń
Faktura elektroniczna za broń (lub e-Faktura za broń) jest dokumentem elektronicznym mającym cechy faktury określone w Ustawie o VAT. Formalnie e-faktura z fakturą tradycyjną w formie papierowej została zrównana przez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Czy e-faktura za broń musi być podpisana e-podpisem?
Nie ma takiego obowiązku. Art. 106e Ustawy o VAT określa jakie elementy mają znaleźć się na dokumencie by był on uznany za fakturę. Od 2004 roku nie ma obowiązku podpisywania faktur.
Podpis elektroniczny jest szczególną (nieobowiązkową) formą potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności faktury elektronicznej poza wykorzystaniem dowolnych kontroli biznesowych.
W jakiej formie musi być wystawiona faktura elektroniczna za broń?
Może to być dowolny format elektroniczny. Może to być również zeskanowana papierowa faktura wysłana pocztą elektroniczną. Należy pamiętać, że wystawcą faktury jest podmiot dokonujący sprzedaży. Jeśli więc sami zeskanujemy otrzymaną fakturę papierową, nie będzie ona fakturą elektroniczną.
Czy e-faktura za broń różni się czymś od faktury papierowej?
Nie. Sprzedawca wystawiając e-fakturę, kieruje się tymi samymi zasadami jak w przypadku wystawiania faktur papierowych.
Jakie dane powinna zawierać faktura za broń?
Faktura za broń w świetle przepisów regulujących zasady wystawiana faktur nie różni się niczym od faktur dokumentujących sprzedaż innych produktów czy usług. Art. 106e ustawy o VAT definiuje wszelkie obowiązkowe dane wymagane na fakturze:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem;
Jakie inne dane może zawierać faktura za broń?
Faktura VAT może zawierać inne informacje. Zestaw informacji na fakturze nie jest listą zamkniętą. Ustawa o VAT w żaden sposób nie wyklucza umieszczania na fakturze innych danych.
Jakich danych na fakturze za broń wymaga WPA?
Faktura za broń, będącą dokumentem nabycia broni, powinna zawierać informacje pozwalające na rzetelne udokumentowanie zakupu broni. W świetle Ustawy o VAT są to inne dane, które mogą być zamieszczone na fakturze.
Wydział Postępowań Administracyjnych w celu dokonania rejestracji broni wymaga aby na fakturze znalazły się:
- numer lub numery widniejące na broni,
- numer zaświadczenia uprawniającego do nabycia broni,
- numer pozwolenia na broń,
Czy faktura za broń powinna zawierać inne elementy wymagane przepisami?
Może ale nie musi. Natomiast firmy zajmujące się koncesjonowanym obrotem bronią i amunicją zobligowane są do zachowania określonego sposobu ewidencjonowania wprowadzonej do obrotu broni i amunicji. Wytyczne dla koncesjonowanych sprzedawców określa Rozporządzenie w sprawie sposobu ewidencjonowania wprowadzonych do obrotu materiałów wybuchowych, broni, amunicji.
Wymogi te nie są obligatoryjne dla faktury dokumentującej sprzedaż broni. Sprzedawcy bardzo często z własnej wygody ewidencjonują sprzedaż wykorzystując faktury VAT. Rozporządzenie mówi o dokumencie przychodu lub rozchodu. Nie określa jaki to ma być rodzaj dokumentu. Równie dobrze może być to dokument magazynowy.
Firmy działające w oparciu o jednoosobową działalność gospodarczą nie prowadzące dokumentacji magazynowej, ułatwiają sobie pracę, traktując faktury VAT jako dokument rozchodu broni.
Zgodnie z § 9. Rozporządzenia, zobligowane są aby dokument rozchodu łącznie, zawierał:
- numer i datę sporządzenia oraz oznaczenie przedsiębiorcy sporządzającego dokument;
- nazwę handlową, indeks, symbol oraz inne oznaczenia identyfikujące materiał, zgodnie z § 4 ust. 1–3;
- prawidłową nazwę przewozową, kod klasyfikacyjny i numer rozpoznawczy UN, jeżeli są one wymagane odrębnymi przepisami;
- ilość przyjętego lub wydanego materiału i jednostkę miary;
- oznaczenie dostawcy lub nabywcy;
- numer i serię dowodu tożsamości osoby upoważnionej do odbioru materiału;
- datę przyjęcia lub wydania materiału;
- informację o posiadaniu koncesji na obrót materiałami przez przedsiębiorcę wystawiającego dokument rozchodu;
- nazwisko i podpis osoby:
a) sporządzającej dokument,
b) wydającej materiał,
c) upoważnionej do odbioru materiału.
Czy faktura za broń i dokumenty magazynowe to zbędne formalności?
Rozdzielenie ewidencji sprzedaży broni na dwa dokumenty może mieć sens w sytuacji kiedy sprzedawca chce mieć możliwość wystawiać e-fakturę. Ustawa o VAT nie wymaga podpisów na fakturze. Rozporządzenie w sprawie sposobu ewidencjonowania określa wymóg opatrzenia dokumentu rozchodu podpisami.
Aby ewidencjonować rozchód zgodnie z rozporządzeniem sprzedawca może:
- wystawić osobno dokument magazynowy z wymaganymi podpisami oraz fakturę lub e-fakturę (dokumenty te łącznie stanowią dokument rozchodu),
- wystawić e-fakturę i opatrzyć ją podpisami elektronicznymi,
- wystawić e-fakturę i na jej wydruku zadbać o to by znalazły się wymagane podpisy,
- wystawić papierową fakturę za broń uwzględniając wymogi rozporządzenia w tym opatrzyć dokument wymaganymi podpisami,
Czy elektroniczna faktura za broń ma sens?
Elektroniczna faktura za broń ma jak najbardziej sens. Są osoby, które twierdzą, że skoro i tak muszę osobiście odebrać broń ze sklepu, to co im szkodzi otrzymać zwykłą wersję faktury? Odpowiedź jest prosta. Ustawa o broni i amunicji jasno określa, że rejestrację broni dokonujemy na podstawie oryginału dokumentu nabycia. Zeskanowana faktura papierowa nie spełnia definicji e-faktury ani oryginału dokumentu (poza jednym wyjątkiem). Faktura elektroniczna daje nam możliwość dokonania rejestracji broni z użyciem systemu ePUAP.
Więcej o rejestracji broni przez Internet ePUAP we wpisie:
Teoria teorią a co na to Departament Zezwoleń i Koncesji MSWiA?
Każdy koncesjonowany podmiot mam możliwość złożyć zapytanie do Departamentu Zezwoleń i Koncesji MSWiA. W odpowiedzi na takie zapytanie złożone przez jednego z przedsiębiorców w kwestii sporządzania dokumentów rozchodu potwierdzających sprzedaż broni palnej osobie posiadającej pozwolenia na broń, Departament odpowiedział, że:
- przepisy nie określają wymaganego rodzaju dokumentu rozchodu a jedynie dane jakie muszą być zawarte w takich dokumentach,
- można potwierdzić sprzedaż na więcej niż jednym dokumencie, pod warunkiem, że razem będą one stanowić dokument rozchodu zawierający dane określone w § 9 Rozporządzenia,
- można wystawić e-fakturę z podpisami elektronicznymi osoby sporządzającej, wydające oraz odbierającej materiał,
„… przepisy § 9 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 22 sierpnia 2012 r. w sprawie ewidencjonowania wprowadzanych do obrotu materiałów wybuchowych, broni, amunicji oraz wyrobów i technologii o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym (Dz. U. poz. 1008) nie określają rodzaju dokumentu rozchodu jaki przedsiębiorca powinien wystawiać w celu potwierdzenia transakcji sprzedaży materiału, a jedynie wskazują dane, które powinny być uwzględnione w tych dokumentach. Zatem w ocenie organu koncesyjnego przedsiębiorca może potwierdzić dokonanie sprzedaży materiału w postaci wybranego przez siebie dokumentu rozchodu np. wystawiając fakturę VAT, dokument WZ „wydanie zewnętrzne” czy protokołu zdawczo -odbiorczego, które dodatkowo mogą wspólnie stanowić jeden dokument rozchodu, pod warunkiem, że każdy dokument rozchodu jako taki będzie zawierał dane określone w § 9 ww. rozporządzenia.
Dopuszczalne jest również wystawienie dokumentu rozchodu w postaci e-faktury, która podobnie jak w przypadku innych dokumentów rozchodu, powinna uwzględniać podpis osoby ją sporządzającej, wydającej materiał i osoby upoważnionej do odbioru materiału.”
Faktura za broń – z oznaczeniem kopia czy oryginał?
Od 2013 roku nie ma obowiązku oznaczania faktur informacją czy jest oryginał czy też kopia. Zgodnie z aktualnymi przepisami fakturę jako dokument definiują zawarte w niej informacje a nie to jak dokument został nazwany. Innymi słowy informacja na fakturze, że jest to kopia, nie czyni z dokumentu kopii. Pomimo zmiany przepisów zdarza się, że sprzedawcy nadal oznaczają dokumenty w ten sposób. Oznaczają bo mogą tak naprawdę umieścić na fakturze dowolne informacje. Robią to jednak najczęściej z braku aktualnych informacji o tym jak należy wystawiać faktury VAT.
Spotkałem się z przypadkiem kiedy pracownik WPA po wręczeniu mu faktury opisanej jako kopia, poprosił o egzemplarz z napisem oryginał. Jest to oczywiście jak najbardziej logiczne. Jednak w świetle przepisów obecnie nie ma to znaczenia. Do niedawna miało to znaczenie. Cześć Wydziałów Postępowań Administracyjnych żądała oryginału dowodu zakupu do akt a część potwierdzała kopię za zgodność z oryginałem. Od 1 czerwca 2017 w związku z aktualizacją Kodeksu Postępowania Administracyjnego, WPA potwierdzają za zgodność z oryginałem. O tej zmianie można poczytać we wpisie WPA w Polsce czyli „CO KRAJ TO OBYCZAJ”, zmiany w KPA od 1 czerwca
Przy okazji zakupu pistoletu w jednym z sklepów w województwie wielkopolskim, odmówiono mi wydania dodatkowej kopii faktury. Przecież mogę sobie zrobić „ksero” jak potrzebuję. Poprosiłem jednak o tzw duplikat faktury VAT.
Art. 106g. 1. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Duplikat faktury za broń
Art. 106l Ustawy o VAT jasno określa prawo do zażądania ponownego wystawienia faktury. Faktura taka powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” i datę jej ponownego wystawienia. Duplikat faktury według regulacji ustawy o VAT jest fakturą. Oznacza to, że ma moc prawną równą fakturze pierwotnej.
Na podstawie duplikatu faktury możemy dokonywać rejestracji broni.
Dowód nabycia broni
Ustawa o Broni i Amunicji określa dowód nabycia broni jako dokument na podstawie którego rejestrujemy broń (w terminie 5 dni od dnia nabycia). Faktura za broń jest dowodem nabycia broni.
Dokumentem poświadczającym nabycie broni mogą być również:
- umowa kupna-sprzedaży,
- umowa darowizny,
- akt dziedziczenia,
- postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
- postanowienie o dziale spadku,
